Hierarchia Eisenhowera, znana również jako Matryca lub Kwadrat Eisenhowera to najlepsze znane narzędzie do ustalenia priorytetów. Hierarchia pomaga nam odróżnić sprawy pilne od naprawdę ważnych.

Hierarchia Eisenhowera to jednym z podstawowych elementów wszelkich szkoleń dotyczących zarządzaniem czasem. Niestety wiele trenerów ją błędnie interpretuje, w efekcie czego uczestnicy szkoleń szybko zapominają o tej sprawnej metodzie. Hierarchia Eisenhowera to również wskazówki jak być lepiej zorganizowanym.

Czym jest Hierarchia Eisenhowera?

Autorem metody jest pochodzący trzydziesty czwarty Prezydent Stanów Zjednoczonych – Dwight David Eisenhower. Był uznawany za jednego z najbardziej produktywnych prezydentów w historii. Ma na swoim koncie wiele sukcesów. Sekret jego osiągnięć tkwił w odróżnianiu spraw pilnych od ważnych.

Hierarchia Eisenhowera to jedna z popularnych koncepcji świadomego zarządzania sobą w czasie. Służy do analizy i oceny działań w kontekście naszej produktywności. Jest to również narzędzie do planowania i ustalania priorytetów, z punktu widzenia ich ważności i pilności. Umożliwia nam podejmowanie lepszych i trafniejszych wyborów oraz decyzji co do podejmowanych naszej aktywności.

Hierarchia Eisenhowera czyli cztery kwadraty produktywności

Na początku musimy ustalić czym są nasze plany pilne, a ważne. Zadania pilne to te, które mają ustalony termin wykonania i jest on bliski. W różnych zadaniach może być różny. Czasem będzie to kilka godzin a innym razem kilka dni. Natomiast zadania ważne to działania, które mają związek z Twoją misją, celami i wartościami. Mogą dotyczyć różnych obszarów zarówno życia prywatnego, jak i zawodowego.

Hierarchia Eisenhowera dzieli się ona na 4 grupy:

• zadania A – pilne i ważne od których rozpoczynamy dzień;
• zadania B – mniej pilne i ważne, które mogą poczekać, jednak w pewnym momencie staną się pilne i wtedy trzeba będzie je wykonać w jak najkrótszym czasie;
• zadania C – pilne i mniej ważne, to takie zadania, które realizujemy natychmiast uznając, że są najważniejsze przez co odkładamy to, co jest rzeczywiście istotne;
• zadania D – mniej pilne i mniej ważne realizujemy, w momencie kiedy wystarczy nam na nie czasu;

Hierarchia Eisenhowera. Jak wykorzystać ją w praktyce?

Na początku wypisz wszystkie swoje zadania, które musisz zrealizować, ale na razie ich nie porządkuj. Wypisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Zbierz je ze wszystkich karteczek i miejsc, w których je przechowujesz i wydobądź je z najgłębszych zakamarków swojej pamięci.

Następnie ustal które zadania wypisane na kartce należą do kategorii pilnych i ważnych. Spójrz na swoje zadania i przyporządkuj każde z nich do poszczególnych ćwiartek matrycy. Następnie bądź konsekwentny i staraj się wykonywać wszystkie zadania systematycznie.

Czasami osoby mają trudność z przyporządkowaniem spraw do odpowiedniej ćwiartki Hierarchii Eisenhowera. Często ulegają obi wrażeniu, że wszystko jest pilne i ważne. Efektem tego jest przepełnienie dwóch pierwszych ćwiartek, podczas gdy pozostałe są prawie puste.

Niektórzy odnoszą porażkę również w skutecznym realizowaniu swoich celów, ponieważ nie przykłada się to na sporządzenia listy spraw do zrobienia. Jeśli nie zrobisz tego dokładnie i nie ujmiesz w swoim systemie wszystkich spraw, narazisz się na wybuchy nieprzewidzianych pożarów, którymi będziesz musiał się zająć.